Cómo y dónde se puede compulsar un documento

¿Te han solicitado compulsar un documento y no sabes qué significa?, en esta guia definitiva, vamos a explicarte al detalle todo sobre la compulsa de un documento, para que sepas donde tienes que acudir, cuando vale dinero o no, qué documentación tendrás que llevar a la hora de una compulsa y mucho más.

La compulsa de un docuemento, será necesaria para garantizar que se ha cotejado el documento original con su copia, comprobando la identidad de sus contenidos.

Qué significa compulsar un documento

La compulsa de documentos es un proceso importante para verificar la autenticidad de una copia en relación con el documento original. Esta copia debe ser idéntica y para ello se certifica con el sello de la entidad que lo expide.

Donde compulsar un documento

La forma en que se realiza la compulsa puede variar según si se trata de trámites ante administraciones públicas o entidades privadas. Aquí se proporciona una explicación de ambos casos:

A) Trámites ante las administraciones públicas: Cuando se requiere presentar documentos compulsados ante una administración pública, las oficinas de registro tienen la obligación de realizar la compulsa y devolver los documentos originales de inmediato.

El ciudadano debe presentar tanto el documento original como una fotocopia. La oficina de registro comparará ambos documentos para asegurarse de que son idénticos. Luego, se devuelve el documento original al ciudadano y se adjunta la copia (con un sello o acreditación de compulsa) a la solicitud, escrito o comunicación para su envío. El sello de la copia compulsada debe incluir la fecha de realización, así como la identificación del organismo y de la persona que realizó la compulsa.

B) Cuando el trámite es ante una entidad o institución privada: En el caso de que una entidad privada solicite una copia compulsada, hay dos opciones:

1. La entidad que emitió el documento original puede compulsar una copia del mismo. Por ejemplo, si una universidad emitió un título académico, esa universidad puede proporcionar una copia compulsada que se entregará a la empresa que la solicita.
2. El ciudadano puede presentar el título universitario original junto con una fotocopia, y la propia empresa puede realizar la compulsa después de verificar que son idénticos.

Qué documentos se requiere para una compulsa

Para llevar a cabo la compulsa de un documento, generalmente se requiere lo siguiente:

• 🟩 Una fotocopia de calidad del documento original.
• 🟩 Documento de identificación de la persona que solicita la compulsa (DNI, NIE, Pasaporte, etc.).
• 🟩 En ocasiones, el pago de tasas correspondientes por la compulsa.
• 🟩 Documento original para la compulsa de la fotocopia del mismo.

Es importante destacar que existe una diferencia entre una fotocopia compulsada y una “copia auténtica”. Una copia auténtica garantiza la autenticidad del documento original y tiene la misma validez que el documento original. Estas copias se solicitan al organismo que emitió el documento oficial. La Ley 39/2015, que entró en vigor en octubre de 2016, permite utilizar copias auténticas en lugar de documentos compulsados en ciertos trámites.

El Código Seguro de Verificación (CSV) sustituye a la compulsa

Además, en la actualidad, muchos documentos oficiales electrónicos utilizan un Código Seguro de Verificación (CSV) para verificar la autenticidad del documento. Este código se encuentra en el documento y permite verificar en línea si la copia es idéntica al original, eliminando la necesidad de la compulsa.

El Código  Seguro de Verificación (CSV) es:

• 🟩 Un código único que identifica un documento electrónico.
• 🟩 Garantiza la integridad del documento mediante el cotejo en esta misma sede electrónica, en la sede electrónica del organismo que generó el documento o en la Carpeta Ciudadana.

Este código se suele imprimir en el pie de página de los documentos electrónicos.

Compulsar documentos de manera gratuita

La compulsa de un documento gratis, existe en algunos casos, de esta forma, se puede obtener de forma gratuita cuando se presenta el original y la copia ante el organismo que tramita la solicitud. Sin embargo, las políticas pueden variar según la entidad o administración. Los ayuntamientos y notarios también pueden realizar compulsas, pero esto puede implicar costos en algunos casos. Es importante verificar las políticas específicas de cada entidad antes de solicitar una compulsa.

Normalmente, suele ser gratuita si presentas el documento original y la copia ante el organismo públicos como el SEPE, Seguridad Social o ayuntamientos si estas compulsas se llevan a cabo para sus propios trámites. Aún así, antes podrías llamar e informarte de gratuidad para ahorrar tiempo.

Cómo Compulsar un título universitario

La compulsa de un título universitario se puede llevar a cabo de varias formas en España. Aquí te explicamos las tres formas más comunes de compulsar un título universitario:

1. Mediante una copia compulsada por la universidad emisora:
   • En este método, debes contactar a la universidad que emitió el título universitario y solicitar una copia compulsada. Por lo general, este proceso implica completar una solicitud y pagar las tasas correspondientes. La universidad emitirá una copia del título con un sello oficial que certifica su autenticidad.
2. A través de una notaría:
   • Puedes acudir a una notaría y presentar tanto el título universitario original como una fotocopia del mismo. El notario verificará que la copia coincide con el original y proporcionará una acreditación de compulsa con su firma y sello notarial. Este servicio de notaría tiene un costo, y el precio puede variar según la notaría y la complejidad del documento.
3. A través de registros públicos de la Administración del Estado, Ayuntamientos, Comunidades Autónomas. Cuando se envía una solicitud a una administración pública desde otra administración, se pueden presentar originales y fotocopias en el Registro para su compulsa.

Preguntas Frecuentes ( Compulsar un documento)

1. ¿Qué es la compulsa de documentos y cuál es su propósito?
   • La compulsa de documentos es un proceso mediante el cual se verifica que una copia de un documento coincide con el documento original. Su propósito es garantizar la autenticidad y validez de la copia para su uso en trámites legales.
2. ¿En qué situaciones es necesario compulsar un documento?
   • Es necesario compulsar un documento cuando se requiere presentar una copia en lugar del original en trámites legales, como solicitudes administrativas o contrataciones laborales.
3. ¿Cuál es la diferencia entre una fotocopia compulsada y una copia auténtica?
   • Una fotocopia compulsada es una copia verificada por una autoridad competente, mientras que una copia auténtica es proporcionada por el organismo que emitió el documento original y tiene la misma validez que el original.
4. ¿Dónde puedo obtener una copia compulsada de un documento?
   • Puede obtener una copia compulsada en oficinas de registro de administraciones públicas, notarías, universidades u otros organismos que emiten documentos oficiales.
5. ¿Qué documentos se pueden compulsar en un ayuntamiento?
   • En algunos casos, los ayuntamientos pueden compulsar documentos gratuitamente cuando se presentan en trámites relacionados con el propio ayuntamiento o para otras administraciones públicas a través de su registro.
6. ¿Cuál es el procedimiento para compulsa de documentos en un ayuntamiento?
   • El procedimiento general implica presentar el documento original y la copia al ayuntamiento a través de su registro. El funcionario competente realizará la compulsa de forma gratuita.
7. ¿Cómo se compulsa un título universitario en España?
   • Un título universitario se puede compulsar obteniendo una copia compulsada en la secretaría de la universidad que lo emitió o acudiendo a una notaría para que el notario certifique la autenticidad de la copia.
8. ¿Cuánto cuesta la compulsa de documentos en una notaría?
   • El costo de la compulsa en una notaría está regulado por ley y es el mismo en todas las notarías de España. El precio puede variar dependiendo del documento y la complejidad de la compulsa.
9. ¿Qué es un Código Seguro de Verificación (CSV) y cómo se utiliza en la compulsa?
   • El CSV es un código numérico que permite verificar la autenticidad de un documento en línea a través del sitio web del organismo emisor. Elimina la necesidad de compulsa física en algunos casos.
10. ¿Cuándo es necesario compulsar documentos en un consulado español en el extranjero?
    • La necesidad de compulsa en un consulado español en el extranjero puede variar, pero generalmente se requiere para trámites que involucran documentación oficial relacionada con España.

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